Ce face Poleo Fiscal?

Poleo Fiscal stă între programul tău de vânzări și casa de marcat. Programul de vânzări transmite o cerere către Poleo Fiscal, iar Poleo Fiscal transmite comanda, întocmai, la aparatul fiscal și aduce înapoi răspunsul (numărul bonului sau eroarea). Similar și pentru aparatele de tip POS bancar.

Programul lucrează pe principiul neutralității: nu interpretează ce primește. Dacă programul de vânzări trimite indicele de plată 3, la casă pleacă 3 - chiar dacă în alt magazin 3 înseamnă altceva. Cotele de TVA și formele de plată sunt programate în aparatul fiscal, iar Poleo Fiscal nu le modifcă, traduce și nu le girează.

Cum ajung bonurile la Poleo Fiscal

• Folder monitorizat - programul de vânzări lasă fișiere text (comenzi) într-un folder, iar Poleo Fiscal le ia de acolo, le transmite către casa de marcat și, în funcție de răspunsul acesteia, le mută în folderele done sau error.
• API HTTP local - programul de vânzări cere direct operațiuni, prin apeluri HTTP.
• Din aplicație - operațiunile pe care le faci tu: rapoarte, numerar, jurnal electronic.

Ce NU face

• Nu anulează un bon fiscal deja tipărit - nici el, nici casa, nici producătorul ei.
• Nu ține contabilitate și nu înlocuiește programul de gestiune.
• Nu decide cota de TVA sau forma de plată; le trimite pe cele primite.

Instalare și prima pornire

Instalarea

Installerul se despachetează implicit în C:\PoleoFiscal, nu în Program Files pentru ca aplicația trebuie să scrie lângă ea baza de date, jurnalele și backupurile, iar softul de vânzare trebuie să scrie bonurile de comanda, iar Windows nu permite aceste operațiuni în orice foldere.

La instalare alegi:

• Scurtătură pe desktop - recomandat, și fixare în bara de activități;
• Pornește automat odată cu Windows - recomandat, ca bonurile trimise de programul de vânzări să nu se adune netipărite;
• Componenta ANAF (DUKIntegrator) - bifată și nedebifabilă, este obligatorie pentru Jurnalul Electronic. Se descarcă la instalare; dacă nu merge atunci, aplicația o aduce singură la nevoie.

La dezinstalare, datele NU se șterg: evidența bonurilor, jurnalul salvat și setările rămân pe disc.

Prima pornire

Aplicația pornește fără nicio casă configurată și îți spune asta. Primul pas este Case de marcat → + Adaugă o casă. Până există o casă, taburile de setări care descriu un aparat sunt stinse - setările lor se scriu pe seria casei, nu global.

Fereastra aplicației

Aplicația are o bară de titlu proprie, un meniu în partea stângă și conținutul în partea dreaptă.

Bara de sus

• Butonul hamburger - strânge meniul la iconițe, ca să rămână mai mult loc pentru conținut.
• Starea conexiunii - „Conectat" / „Deconectat" pentru casa activă.
• Selectorul de casă - când ai mai multe case, alegi aici pe care lucrezi.
• Plicul - alertele aplicației, cu un număr când sunt necitite.
• Rotița - Setări. Semnul întrebării - Ajutor.
• Minimizare / maximizare / închidere - închiderea duce aplicația în tray, nu o oprește, dacă așa ai ales în Setări.

Meniul din stânga

Dashboard, Operațiuni, Istoric, Rapoarte, Case de marcat, Multi-print, Setări, Tutoriale. Elementul activ este evidențiat. Pe Istoric poate apărea un număr roșu: atâtea bonuri așteaptă în coadă (casa a fost picată). Pe Multi-print, iconița își schimbă culoarea după starea legăturii.

Jos stau starea licenței (Activ / Probă, cu zilele rămase) și versiunea instalată.

Benzile de avertizare

Sub bara de sus apar benzi colorate cu ce trebuie făcut acum: hârtie terminată, casă deconectată, fond de rulaj neintrodus, raport Z restant, licență aproape expirată. Fiecare bandă are, unde are sens, butonul care rezolvă problema.

Dashboard

Prima pagină: cum stă ziua de azi, pe casa activă.

Cele patru cartonașe de sus

• Bonuri emise - câte bonuri au fost tipărite azi.
• Totalul încasărilor - suma încasată azi.
• TVA colectată - TVA-ul aferent.
• Rapoarte Z - câte rapoarte Z s-au făcut azi și la ce oră a fost ultimul.

Totaluri fiscalizate

Graficul încasărilor și al TVA-ului, cu comutator Zi / Săptămână / Lună. Sub el, trei totaluri: totalul încasărilor, TVA colectată și valoarea medie a unui bon.

Operațiuni rapide

Scurtături către cele patru operațiuni folosite zilnic: Depunere de numerar, Retragere de numerar, Tipărește raportul X, Tipărește raportul Z. Sunt aceleași cu cele din pagina Operațiuni.

Rapoarte recente

Ultimele rapoarte (tip, număr, dată/oră, total), cu legătură către pagina Rapoarte.

Starea conexiunii

Ce aparat este configurat și cum răspunde: modelul, seria (NUI), portul sau adresa, dacă monitorizarea este pornită, CUI-ul citit din casă. Creionul din colț duce direct în configurarea conexiunii casei active, iar butonul de jos, Testează conectarea, întreabă aparatul pe loc.

Operațiuni

Tot ce poți cere casei, cu un clic. Ce nu suportă modelul tău apare stins, cu explicația la trecerea mouse-ului peste element.

Numerar

• Depunere de numerar - bani puși în sertar. Dimineața, tipic fondul de rulaj; suma propusă este cea din Setări → Numerar.
• Retragere de numerar - bani scoși din sertar.

Ambele deschid o fereastră unde scrii suma și, opțional, explicația. Seria aparatului este scrisă în fereastră, ca să nu greșești casa când ai mai multe.

Rapoarte fiscale

• Raport X - raport de verificare. Nu închide ziua, nu zerează nimic, se poate face oricând.
• Raport Z - închide ziua fiscală și ocupă definitiv un loc în memoria fiscală. Obligatoriu zilnic; se transmite la ANAF.
• Raport periodic Z - totalurile pe un interval de date, citite din memoria fiscală. Nu închide nimic.
• Citește Jurnalul Electronic (JE) - alegi perioada, aplicația cere casei rapoartele semnate, le salvează pe disc și ți le arată aici: vizor, căutare, copiere, salvare ca .txt, trimitere pe email. Ce este deja salvat nu se mai cere casei a doua oară.
• Vezi arhiva JE salvată - aceeași fereastră, dar pornită de pe disc, fără să mai întrebe casa. Merge și cu aparatul oprit sau scos din rețea.
• Interogare ANAF - câte rapoarte Z n-au ajuns încă la ANAF, când s-a conectat casa ultima dată și cu ce eroare.
• Trimite acum la ANAF - forțează transmiterea celor rămase. Casa acceptă comanda o dată la câteva minute, deci nu are rost apăsată repetat. Nu tipărește nimic.

Istoric

Toate documentele trecute prin aplicație, pe casa aleasă.

• Filtrul de sus alege ce vezi: toate, doar bonuri, doar rapoarte, doar numerar (depuneri/retrageri), doar cele cu probleme.
• Intervalul de date - de la / la.
• Fiecare rând se desface și arată detaliile documentului: articolele, sumele, forma de plată, răspunsul casei.

Bonurile care nu s-au tipărit intră în coada de reîncercare și se retrimit singure când casa revine. Numărul din meniu, lângă „Istoric”, arată câte așteaptă. De aici poți retipări manual un bon eșuat.

Rapoarte

Istoricul rapoartelor fiscale (X, Z, periodice), pe casa aleasă, cu filtru de tip și interval de date calendaristice. Fiecare rând arată tipul, numărul, data și ora, și totalul.

Lista este virtualizată: chiar cu mii de rapoarte, pagina rămâne rapidă.

Case de marcat

Aici adaugi și configurezi aparatele. Fiecare casă are cardul ei, cu numele, starea conexiunii, modelul, portul sau adresa, dacă monitorizarea este activă și folderul monitorizat.

Butoanele fiecărei case

• Pornește / Oprește monitorizarea - urmărirea folderului cu bonuri. O casa poate fi conectată și să nu tiparească dacă monitorizarea este oprită. Util pentru a verifica dacă bonurile ajunge unde trebuie, fără să tipăresti ceva pentru acel test sau să oprești casa.
• Testează conexiunea - întreabă aparatul acum; dacă răspunde, îți arată modelul și seria.
• Editează - deschide formularul casei.
• Citește - citește din aparat cotele de TVA programate și sloturile de încasare (vezi Mapările casei).
• Șterge - scoate casa din aplicație. Documentele deja înregistrate rămân.

Formularul casei, câmp cu câmp

Detectarea automată

Butonul Detectează automat caută aparatul singur: pe porturile COM existente și, la modelele de rețea, pe adresele din rețeaua ta. Găsește portul, viteza și seria. Dacă Windows renumerotează adaptorul USB (se întâmplă des), aplicația regăsește singură casa și își actualizează configurația.

Mapările casei de marcat

Butonul Citește, de pe cardul casei, arată ce este programat în aparat. este o citire: nu se modifică nimic.

• Cotele TVA programate - grupa (A, B, C…) și procentul (21%, 11%, 0%).
• Sloturile de încasare - ce înseamnă fiecare index (numerar, card, tichete, bon valoric…).

Cotele și formele de plată sunt setate în aparat și pot fi pe indici diferiți de la o casă la alta - chiar în cadrul aceleiași mărci. Poleo Fiscal nu le traduce: trimite mai departe exact indicele primit de la programul de vânzări. Dacă bonul iese cu altă formă de plată decât te aștepți, aici compari ce este în casă cu ce trimite programul. Această metodă este dependentă de posibilitatea casei de marcat de a oferi aceste informații, la cerere, "prin cablu".

Multi-print (tipărire în rețea)

Mai multe calculatoare pot tipări la aceeași casă, prin stația care ține legătura cu aparatul. Stația aceea este serverul; celelalte sunt clienți.

• Pe stația cu casa: pornești serverul și autorizezi fiecare client.
• Pe celelalte: adaugi o casă de tip rețea care arată spre server și alegi casa lui.

Funcția nu multiplică licența: ea rămâne una singură, a aparatului. Iconița din meniu își schimbă culoarea după starea legăturii, ca să vezi din meniu dacă este ceva de rezolvat.

Tutoriale și Ajutor

Tutoriale - pași ghidați pentru lucrurile pe care le faci rar (prima configurare, backup, jurnal electronic).

Ajutorul se deschide cu semnul întrebării din bara de sus. Are un ghid scurt, împărțit pe subiecte, și o căutare care se uită atât în titluri, cât și în text: scrii un cuvânt („sertar", „ANAF", „grație") și rămân doar subiectele care îl conțin, cu potrivirile evidențiate în pagină.

Tot de acolo deschizi manualul complet al aplicației (cel pe care îl citești acum) și manualul API. Amândouă sunt salvate pe calculatorul tău, deci se deschid și când nu ai internet.

Licență și perioadă de probă

Licența se acordă pe seria (NUI) a aparatului, nu pe calculator. Poți muta programul pe alt PC și folosi aceeași casă cu aceeași licență. Fiecare aparat are nevoie de licența lui. Ulterior expirării unei licențe, nu vei mai putea utiliza acea casă nici pe alte calculatoare. Pe acel calculator nu vei mai putea utiliza Poleo Fiscal nici cu alte case de marcat.

Proba

• 30 de zile sau 500 de bonuri - indiferent ce limită atingi prima oară -, pe seria casei. Contorul este ținut și pe server, deci reinstalarea nu îl resetează.
• Dacă la prima pornire aplicația nu ajunge la server (casă nouă, fără internet), primești o probă locală de 5 zile sau 500 de bonuri, - indiferent ce limită atingi prima oară - cât să poți lucra până se face legătura. Se dă o singură dată pe calculator, cât timp nu există licență plătită.

Fără internet

Cu licență plătită și verificată măcar o dată, aplicația merge 30 de zile fără legătură la server. O pană la noi sau internetul căzut nu au voie să oprească un magazin care și-a plătit licența. Ești avertizat din timp: sub 10 zile rămase o dată, sub 5 zile în fiecare zi.

La expirare

Se blochează tipărirea și raportarea pentru casa respectivă. Datele deja înregistrate rămân accesibile.

API-ul local

Programul tău de vânzări poate cere operațiuni direct, prin HTTP, fără să mai treacă prin fișiere. Serverul rulează pe calculatorul tău și este protejat cu un token.

• Tu decizi dacă interfața este ascultată și în rețea și către ce adrese. Recomandarea rămâne s-o ții doar pe calculatorul local.
• O cerere care vine cu tokenul valid este considerată a fi a ta - păstrează tokenul în siguranță.
• Prin API nu se pot schimba setările serviciului API însuși (pornire, ascultare în rețea, port, adrese permise). Ele rămân în fereastra aplicației, la îndemâna omului din magazin.

Cum comanzi bonuri dintr-un serviciu aflat la distanță

Ai un magazin online sau un serviciu propriu și vrei ca, la o comandă, să se tipărească un bon pe casa dintr-un anumit magazin. Se poate, și nu presupune deschiderea niciunui port în magazin.

Nu serverul tău sună la magazin, ci magazinul sună la serverul tău. Stația din magazin întreabă periodic serviciul tău dacă are ceva de tipărit, execută ce primește și raportează rezultatul înapoi.

De ce în sensul ăsta

Ca un program din altă rețea să comande casa, cineva ar trebui să deschidă o ușă în routerul magazinului. Atunci casa de marcat devine publică: oricine îi află acreditarea îi tipărește bonuri, iar un bon fiscal tipărit nu se mai retrage. Așa, ușa nu se deschide deloc. În plus, dacă serviciul tău cade, în magazin nu se strică nimic - stația pur și simplu nu mai are ce lua.

Ce trebuie să pui la dispoziție

Două adrese pe serviciul tău:

Cum se poartă stația

• Întreabă o dată la 15 secunde.
• Ia cel mult 5 lucrări dintr-o tură, ca să nu se blocheze pe o coadă lungă.
• Acceptă cel mult 512 KB într-un răspuns.
• Fiecare lucrare trebuie să aibă un id. Fără id, stația o sare: fără el nu poate garanta că nu tipărește același bon de două ori.
• O lucrare deja executată nu se repetă: stația își amintește rezultatul și îl raportează din nou, marcat ca repeated. Dacă răspunsul tău se pierde pe drum, poți cere liniștit aceeași lucrare - nu iese al doilea bon.

Condiții pe care serviciul tău trebuie să le îndeplinească

• HTTPS cu certificat valid. Pe http stația nu se conectează, iar bifă „acceptă orice certificat" nu există și nu va exista.
• Fără redirecționări. O redirecționare acceptată tacit este felul obișnuit în care o legătură criptată ajunge una în clar. Stația refuză orice redirecționare.
• Acreditarea se trimite în antet, niciodată în adresă - adresele ajung în jurnalele serverelor și ale intermediarilor.

Legătura se adaugă din Setări → API → Legăturile cu servicii din afară, unde dai adresa serviciului și acreditarea primită de la el, apoi alegi ce are voie să facă. Poate fi oprită oricând, unilateral.

Manualul complet, cu toate metodele și exemple în Python, PHP și C, este în Ajutor → Manualul API.

Securitate: ce se deschide și cum te aperi

Orice interfață pornită înseamnă o ușă deschisă în plus. Mai jos scrie exact ce deschide Poleo Fiscal, când, și ce ai de făcut ca ușa aceea să nu fie o problemă. Nimic din ce urmează nu este pornit din fabrică, cu derogările prevăzute în tabel.

Ce porturi poate deschide aplicația

Aplicația nu deschide singură niciun port către internet. Există totuși două căi prin care o cerere ("dă-mi" sau "fă") poate porni de departe, și pe amândouă le controlezi tu:

• Adresele permise (CORS) - dacă adaugi aici adresa unui site, o pagină deschisă în browserul de pe acest calculator poate cere aplicației operațiuni, inclusiv tipărirea unui bon fiscal. Pagina poate fi servită de un server aflat oriunde. Lăsat gol, niciun site nu are voie; nu pune niciodată *.
• Ascultarea în rețea - dacă o bifezi, iar routerul tău redirecționează portul din internet către acest calculator, API-ul devine accesibil din afară. Verifică să nu existe o astfel de redirecționare.

Legăturile pornite de aplicație (verificarea licenței, actualizările, emailul) merg întotdeauna dinspre aplicație către server, nu invers.

Cât timp API-ul ascultă doar pe 127.0.0.1, nimeni din afara calculatorului nu poate ajunge la el - nici din rețeaua magazinului, nici de pe internet. În clipa în care bifezi „Ascultă și în rețea", orice calculator din aceeași rețea poate încerca să negocieze cu aplicația. Cine are tokenul poate cere tipărirea unui bon fiscal, rapoarte, operațiuni de numerar. Bonul iese pe casa ta și este un document fiscal real. De aceea tokenul se utilizează și păstrează ca o parolă, nu ca un număr de inventar.

Riscul, pe înțelesul tuturor - Cereri care pot porni de departe

Aplicația nu deschide singură niciun port către internet. Există totuși două situații în care o cerere poate porni din afara calculatorului, iar pe amândouă le controlezi tu. Niciuna nu este activă din fabrică.

Adresele permise (CORS)

Dacă adaugi aici adresa unui site, o pagină deschisă în browserul de pe acest calculator poate cere aplicației operațiuni, inclusiv tipărirea unui bon fiscal. Pagina poate fi servită de un server aflat oriunde în lume - contează unde este deschis browserul, nu unde stă serverul.

Lăsat gol, niciun site nu are voie. Nu pune niciodată *: ar însemna „orice site din internet, dacă cineva îl deschide pe calculatorul ăsta".

Dacă vrei ca un serviciu al tău să comande bonuri, nu ai nevoie de CORS - vezi Cum comanzi bonuri dintr-un serviciu aflat la distanță. Acolo nu se deschide nimic.

Ascultarea în rețea

Din fabrică, API-ul ascultă doar pe acest calculator (127.0.0.1): nimeni din rețea nu ajunge la el. Dacă bifezi „Ascultă și în rețea", devine accesibil celorlalte calculatoare din rețeaua ta - de care ai nevoie când programul de vânzări este pe altă stație.

Atenție la router. Dacă routerul redirecționează portul din internet către acest calculator, API-ul devine accesibil din afara rețelei. Verifică să nu existe o astfel de redirecționare; aplicația nu o poate vedea și nu o poate opri.

Cum te protejezi

• Lasă API-ul pe local dacă programul de vânzări este pe același calculator. este cazul cel mai des întâlnit și cel mai sigur - nu se deschide nimic în rețea.
• Pornește-l în rețea doar dacă ai nevoie, adică programul de vânzări este pe alt calculator. Atunci limitează accesul din firewallul Windows la adresele stațiilor tale și rulează într-un VLAN separat de orice alte mașini, procese, aplicații.
• Nu trimite tokenul pe email sau pe chat și nu-l lăsa scris într-un fișier partajat. Dacă bănuiești că a fost compromis, generează altul din aplicație - cel vechi devine inutil pe loc. Va fi necesar să îl setezi și in clientul API.
• Adresele permise (CORS) se completează doar dacă un site din browser trebuie să folosească API-ul. Lăsat gol, niciun site nu are voie. Nu pune * și, în general, evită orice wildcard.
• Limitează ce poate face API-ul: în Setări alegi ce case poate folosi și ce metode sunt permise. Un integrator care are nevoie doar să tipărească nu are de ce să poată închide ziua.
• Rețeaua magazinului: casa de marcat și calculatoarele nu au ce căuta pe aceeași rețea cu, dar fără a se limita la Wi-Fi-ul pentru clienți. Nu expune API-ul în rețele care ies in WAN, limiteaza la LAN.

Ce NU se poate face prin API

• Nu se pot schimba setările API-ului însuși - pornire, ascultare în rețea, port, adrese permise. Cine intră prin API nu poate să-și lărgească singur accesul.
• Nu se poate anula un bon fiscal deja tipărit. Nici prin API, nici altfel.
• Nu se poate șterge evidența.

Preluarea bonurilor de pe un server (SFTP)

Când aplicația ia bonurile de pe un server, ea se conectează în afară - nu deschide niciun port la tine.

Cerințele de mai jos sunt pentru cine administrează serverul, nu pentru operatorul din magazin. Aplicația merge ea la server: ia bonurile de tipărit și, dacă ai configurat un folder de răspuns, urcă înapoi rezultatul. Legătura pleacă întotdeauna din magazin - la tine nu se deschide niciun port, iar nimeni din afară nu poate cere date de la aplicație.

• Conectare cu cheie, nu cu parolă; parola rămâne doar pentru cazurile în care serverul nu acceptă chei.
• Cont dedicat, limitat la folderul cu bonuri - nu un cont care vede tot serverul.
• Actualizări de securitate la zi, pe amândouă capetele.
• Protecție împotriva încercărilor repetate de conectare (de exemplu Fail2Ban) și autentificare în doi pași acolo unde se poate.
• Rotește periodic cheile și verifică cine mai are acces.

Dezavantajele metodei

Calculatorul (stația) pe care este instalat Poleo Fiscal trebuie să fie pornită pentru a putea lucra în acest sistem, indiferent de locul din care se trimite la tipărire, acea stație având chiar nucleul sistemului.

Protecția atașamentelor trimise pe email

Jurnalul Electronic și rapoartele pleacă spre departamentul de contabilitate ca fișiere obișnuite. Pe drum trec prin serverul de email al cuiva, iar cine ajunge la o cutie poștală ajunge și la fișiere. Din Setări » Rapoarte și email » Protecția atașamentelor poți pune un lacăt înainte ca fișierele să plece de pe calculatorul tău.

Parola: cum se face și cum se trimite

Apasă Generează și programul scoate o parolă de 32 de caractere, luată din generatorul de numere aleatoare al sistemului de operare. Nu este o formulă a noastră și nu se poate reconstitui: nici noi nu am putea-o ghici. Ecranul îți arată câți biți de imprevizibilitate are.

Parola se păstrează cifrată pe calculatorul tău, legată de el. Nu pleacă la noi și nu apare în niciun jurnal.

Certificatul: adus sau făcut aici

Dacă destinatarul are deja un certificat de email, cere-i-l ca fișier .cer, .crt sau .pem și adu-l cu Adu un certificat. Nu are nevoie să-ți dea nicio cheie și nicio parolă: partea pe care ți-o dă este cea publică, cu care se încuie.

Dacă nu are, apasă Fă unul nou. Programul face o pereche, apoi cu Salvează fișierul pentru destinatar scoți un fișier .pfx pe care i-l trimiți o singură dată, ca să-l instaleze la el. La instalare i se cere o parolă, pe care ți-o arată programul; dă-i-o și pe aceea separat.

Sub certificat apare o amprentă, un șir scurt de cifre și litere. Citește-i-o la telefon destinatarului: dacă amprenta lui este aceeași, sunteți siguri amândoi că este certificatul potrivit.

Ce trebuie să știi înainte să pornești protecția

• Dacă pierzi parola sau cheia, fișierele nu se mai deschid. De nimeni, nici de noi. Nu există „am uitat parola" la o arhivă cifrată.
• Anunță înainte departamentul de contabilitate. Un fișier .p7m primit fără explicație ajunge la coșul de gunoi.
• Trimite un email de probă după ce ai pornit protecția, și cere-i destinatarului să confirme că îl poate deschide. Nu descoperi asta pe 25 ale lunii.
• Din treapta cu parolă în sus, prin serverele Poleo trece un fișier pe care nici noi nu îl putem citi.

Datele tale

Bonurile, sumele, articolele și jurnalul electronic rămân pe calculatorul tău. Către serverele noastre pleacă doar ce este scris în Acordul de licență (într-o enumerare care nu este limitativă ci exemplificativă: adresă IP, NUI-ul casei de marcat, CUI-ul fiscalizat pe casa de marcat, momentele interogărilor): datele de verificare a licenței și, dacă nu optezi altfel (aceasta fiind setarea implicită), erorile tehnice pentru depanare - niciodată bonuri sau date despre clienții tăi. Excepția o alegi tu: dacă trimiți Jurnalul Electronic pe email prin releul nostru, fișierele trec prin serverele noastre. Ai două feluri de a închide și excepția asta: folosești serverul tău de email, sau pornești protecția atașamentelor de mai sus, și atunci fișierele trec pe la noi cifrate.

Scoaterea datelor din aplicație

Datele înregistrate în Poleo Fiscal sunt ale tale și le poți scoate singur, oricând, fără să ceri voie nimănui și fără să ne suni. Acordul de licență o spune la art. 22.4; butoanele stau în Setări → Firmă & backup.

Evidența, în format .CSV

Două butoane, fiecare cu un fișier:

• Vânzările (CSV) - toate bonurile din evidență, un rând de bon: data și ora, casa și seria ei, numărul bonului din programul de vânzări și numărul fiscal tipărit de casă, totalul, TVA-ul, baza fără TVA, forma de plată, starea și, dacă bonul nu a ieșit, motivul.
• Rapoartele X/Z (CSV) - toate rapoartele X, Z și periodice din evidență, cu felul, numărul și totalul fiecăruia.

Ies toate bonurile, nu doar cele reușite. Un export al vânzărilor din care lipsesc bonurile pe care casa le-a refuzat ar arăta o zi mai curată decât a fost; dacă vrei doar vânzările încheiate, filtrezi după coloana Stare, care este chiar acolo.

Fișierul este făcut pentru Excel-ul românesc: coloanele despărțite prin punct și virgulă, zecimalele cu virgulă, codare UTF-8 cu BOM. Se deschide cu dublu clic, fără casetă de import și fără diacritice stricate. Datele se scriu AAAA-LL-ZZ HH:MM:SS, adică exact cum stau în evidență - se sortează corect oriunde și nu depind de setările de regiune ale calculatorului pe care se deschide fișierul.

Documentele, așa cum au venit și cum au plecat

Butonul Config + fișiere face o arhivă care conține, pe lângă setări și case, chiar fișierele:

• bonurile primite (.txt, .nrb) - fișierele lăsate de programul tău de vânzări în folderul urmărit, exact în forma în care au ajuns la noi;
• jurnalul electronic (.p7b) - rapoartele Z semnate de casă, cele care se trimit la ANAF. Semnătura este a aparatului, noi doar le descărcăm și le păstrăm;
• declarațiile tipărite din aplicație.

Butonul Doar config. face aceeași arhivă fără fișiere: este mică și bună pentru mutarea setărilor pe alt calculator.

Backupul: bifezi ce vrei în arhivă

La Ce se salvează sunt trei bife, care se pot pune în orice combinație:

• Configurarea - setările, casele, terminalele de card și legăturile din afară. E mică și se face într-o clipă: este ce îți trebuie înainte de o schimbare sau la mutarea pe alt calculator.
• Bonurile și rapoartele din baza de date - evidența: bonurile, rapoartele X/Z, numerarul, coada și registrul sigiliului.
• Fișierele bonurilor - fișierele de pe disc: bonurile primite (.txt, .nrb) exact în forma în care au ajuns la noi, răspunsurile, XML-ul zilnic, jurnalul electronic (.p7b, semnat de casă - semnătura este a aparatului, noi doar le descărcăm și le păstrăm) și declarațiile tipărite din aplicație.

Sub bife scrie cât înseamnă ce ai ales: câte fișiere și cât ocupă. Merită citit înainte de apăsare - la un magazin cu trafic se adună sute de mii de fișiere text, iar arhivarea lor ține minute, nu secunde.

Cât lucrează, butonul se stinge și spune ce face, bara de sub el arată unde a ajuns, iar Renunță oprește treaba. O arhivă oprită la jumătate nu se păstrează: un fișier rupt care arată ca un backup bun este mai rău decât lipsa lui, fiindcă te bazezi pe el exact în ziua în care nu mai ai altceva.

Backupul automat

Pornit, salvează singur exact ce ai bifat mai sus, după raportul Z, la ora lui. Implicit sunt bifate configurarea și baza de date, nu și fișierele: baza le cuprinde oricum pe toate ca informație, iar arhivarea fișierelor noapte de noapte umple discul fără să-ți spună nimeni. Dacă vrei și fișierele, bifează-le - dar pune atunci și o limită la Câte arhive păstrez, ca cele vechi să se șteargă singure.

Restaurarea

Alegi arhiva și, înainte să se atingă ceva, aplicația îți spune ce a găsit în ea: din ce dată este, ce conține și dacă vine de pe alt calculator. Ce se restaurează înlocuiește datele de acum, așa că starea de dinainte se salvează automat, separat, ca să te poți întoarce.

Două lucruri sunt de știut:

• O arhivă mai nouă decât programul se refuză. Baza din ea are o formă pe care versiunea instalată nu o înțelege. Actualizezi Poleo Fiscal și încerci din nou. Invers, o arhivă mai veche, se pune fără probleme.
• Fișierele se întorc la casa lor. În arhivă stau pe seria casei, iar la restaurare se scriu în folderul pe care îl are casa aceea aici - chiar dacă pe calculatorul de unde vine arhiva folderul era altul. Dacă o serie din arhivă nu există pe stația asta, fișierele ei se sar și ți se spune câte: nu le punem lângă altă casă, fiindcă bonurile amestecate între case nu se mai despart.

Dacă baza de date se strică

Se întâmplă, și aproape niciodată din vina programului: o pană de curent în timpul unei scrieri, un calculator oprit din buton, un disc care cedează, un antivirus care ia fișierul în carantină. Poleo Fiscal nu rescrie și nu șterge niciodată fișierul bazei - scrie prin SQLite, în jurnal, adăugând - dar asta n-are cum să știe cineva din afară, așa că la fiecare astfel de pornire îți spunem și ce am găsit, și ce am putut afla despre cauză: dacă oprirea de dinainte a fost bruscă, dacă discul este plin, dacă baza stă pe o rețea sau pe un stick (unde nu are ce căuta), sau dacă fișierul s-a micșorat cât timp programul era oprit - semn că a umblat altcineva la el.

La pornire sunt trei plase, în ordine:

1. Oglinda - a doua bază, ținută la zi, plus jurnalul cu ultimele înregistrări. De aici nu se pierde nimic: pornești mai departe ca și cum nu s-ar fi întâmplat.
2. Ultima arhivă de backup, dacă și oglinda este compromisă. Aici se pierde tot ce s-a înregistrat după arhivă, și ți se spune limpede din ce dată sunt datele și până când ajung. Bonurile tipărite rămân în memoria fiscală a casei și în jurnalul electronic - din ele se pot reface.
3. O bază nouă, dacă nici arhivă nu este. Fișierul stricat NU se șterge: rămâne lângă el, cu data în nume.

Ca să funcționeze plasa a doua, programul ține lângă el un fișier mic, poleo.harta.json, cu unde este oglinda și unde sunt arhivele. Motivul este simplu: toate setările stau în baza de date, iar în ziua în care baza este chiar lucrul care s-a stricat, ele nu se mai pot citi - tocmai când ar fi fost nevoie de ele.

Sigiliul

Fiecare bon, raport și operațiune de numerar primește o semnătură, legată în lanț de cea dinainte, cu o cheie ținută pe calculatorul tău. Dacă cineva umblă în baza de date pe lângă aplicație - schimbă un total, șterge un bon - se vede la Verifică integritatea, și se vede exact unde.

Sigiliul nu se poate opri. Nici din aplicație, nici din API. A fost o bifă, și am scos-o: o semnătură care se poate stinge nu dovedește nimic, fiindcă cine ar vrea să umble în bază ar stinge-o, ar umbla, și ar aprinde-o la loc - iar rândurile scrise între timp n-ar avea semnătură, deci n-ar mai putea fi nici dovedite, nici dezmințite. Verificarea îți spune și dacă există rânduri fără semnătură (de pildă aduse dintr-o restaurare veche): despre acelea nu se poate spune nici că sunt bune, nici că nu sunt, iar noi nu te lăsăm să crezi altceva.

Golirea bazei, pe care o ceri tu, curăță și registrul semnăturilor și rămâne notată cu ora ei - altfel prima verificare de după ar fi strigat că lipsesc zeci de mii de rânduri semnate, adică te-ar fi acuzat de falsificare pentru un buton pe care ți l-am dat chiar noi.

Ce NU face exportul

Nu înlocuiește Jurnalul Electronic și nu are valoare fiscală: fișierele .p7b semnate de casă sunt singurele care contează în fața ANAF. Exportul în CSV este evidența noastră despre ce a trecut prin aplicație - bun pentru verificat, pentru contabilitate și pentru arhiva ta, nu pentru declarat.

Mesajele trimise de aplicație

Aplicația trimite singură câteva feluri de mesaje, toate legate de obligațiile tale: pachetul cu Jurnalul Electronic către departamentul de contabilitate, raportul Z zilnic, raportul cu declarațiile și retururile zilei, și alerta când casa adună rapoarte Z netransmise la ANAF. Le pornești din Setări → Rapoarte & email.

Nu trimitem nimic altceva. Nicio reclamă, nicio înștiințare comercială, nicio listă.

Cine primește, și de ce contează

Cel care deschide mesajul cu Jurnalul Electronic este, de obicei, departamentul de contabilitate - iar acolo nu s-a înscris nimeni nicăieri. Adresa ai scris-o tu, în programul tău. Dacă mesajul le vine de la o adresă necunoscută, cu niște fișiere .p7b și fără o vorbă despre cine îl trimite, este firesc să-l creadă nedorit și să-l marcheze ca spam. Iar asta strică livrarea mesajelor următoare, ale tuturor.

De aceea, la sfârșitul fiecărui mesaj punem un subsol care spune cine l-a trimis - denumirea firmei tale și CUI-ul - pentru ce casă (cu seria ei) și cum se oprește. Datele le luăm din Setări → Firmă & backup → Datele firmei; nu ai de completat nimic în plus.

Adresa de e-mail a firmei

În datele firmei există un câmp Adresa de e-mail a firmei. Nu apare pe niciun document - nici pe procesul-verbal de retur, nici pe declarații. Are un singur rost: devine adresa de răspuns a mesajelor trimise de aplicație.

Contează fiindcă, atunci când mesajele pleacă prin Poleo, expeditorul este serverul nostru. Fără adresa ta, cel de la contabilitate care vrea să întrebe ceva - sau să nu mai primească jurnalul - apasă „Răspunde" și scrie în gol. Cu ea, răspunsul ajunge la tine, adică la singurul care poate scoate acea adresă din program.

Dacă ai ales calea Contul meu, mesajele pleacă oricum de pe adresa ta, iar răspunsul te găsește. Câmpul rămâne util pentru cazul în care schimbi calea mai târziu.

De ce nu există un buton de dezabonare

Pentru că Jurnalul Electronic nu este o știre la care cineva s-a abonat: este un document pe care firma trebuie să îl predea. Un buton „nu mai vreau" ar opri, în tăcere, o obligație legală a ta - și nu ai afla decât târziu, când ar fi o problemă. Cine nu mai vrea mesajele trebuie să vorbească cu tine, fiindcă doar la tine se schimbă adresa. Exact asta scrie și subsolul mesajului.

Probleme frecvente

„Portul COM nu există în sistem"

Adaptorul USB a fost scos sau i-a fost schimbat numărul (COM1 a ajuns COM4). Aplicația caută singură casa pe porturile existente; poți forța cu Detectează automat.

„Portul este folosit de alt program"

Un singur program poate ține un port COM. Închide celălalt driver fiscal sau folosește butonul Eliberează portul din bandă.

Casa din rețea nu răspunde

Modulul de rețea al casei servește un singur client. Dacă alt program ține legătura, aplicația așteaptă degeaba. Închide celălalt program sau oprește-i serviciul. Chiar și Poleo Fiscal poate ține blocat un port TCP. Poleo Fiscal permite metodologia de lucru a conexiunii mai multor stații la aceeași casă TCP IP, dar nu recomandă această metodă pentru că în situația în care 2 comenzi ajung simultan la casă (nu este neapărat un caz rar pentru că poate să se întample și pentru comenzi transmise, către Poleo Fiscal, în momente diferite, dar ajunse simultan la o casă care a avut o sincopă în conectarea la rețea), acestea se pot unifica în procesul de tipărire și pot rezulta într-un bon fiscal anulat. Aici, cu riscurile conexe metodei, sistemul de tipărire prin API sau Multi print pot fi variante de lucru, dar varianta optimă este aceea a caselor de marcat individuale.

Bonul este tipărit cu altă formă de plată

Indicele vine din programul de vânzări și pleacă neatins la casă. Compară, cu informațiile disponibile ulterior apăsării butonului Citește, sloturile programate în aparat cu ce trimite programul.

Bon anulat, fără să fi cerut nimic

Casa a început tipărirea documentului, dar l-a refuzat pe parcursul acestui proces. Cauze tipice: cantități negative (stornarea nu se face așa), reduceri mai mari decât valoarea mărfii, o formă de plată care nu acoperă totalul, indici de TVA inexistenți, indici de încasare inexistenți.

Raport Z restant la ANAF

Aplicația verifică singură câte rapoarte Z n-au ajuns la ANAF și te avertizează. Metoda este dependentă de capacitățile hardware și software ale casei de marcat. Poți cere transmiterea din Operațiuni → Trimite acum la ANAF. Netransmiterea la timp se sancționează. Acest buton nu are forță superioară procedurii implicite a casei de marcat ci doar cere încercarea sau reîncercarea abordării acesteia.

Pe laptop, conexiunea pică periodic

Dezactivează „USB selective suspend" din opțiunile de alimentare: Windows adoarme adaptorul.

Setări - toate câmpurile

Setările sunt grupate în șase taburi. Atenție: în afară de „General” și „API”, toate celelalte configurează un aparat anume - se scriu pe seria (NUI) a casei alese în rândul de sub taburi. Cu două case în magazin, verifică întâi pe care lucrezi.

În total 81 de setări și acțiuni, în ordinea în care apar pe ecran.

Fără nicio casă adăugată, taburile care descriu un aparat sunt stinse.

Tabul „General"

General

Tabul „Bon & aspect"

Elementele de pe bon (logo / QR / text publicitar)

Tabul „Rapoarte & email"

Rapoartele automate

Rapoartele trimise pe email (Z zilnic și Jurnal Electronic)

Pe unde pleacă emailurile

Setările contului de email. Butonul deschide o fereastră cu serverul, portul, utilizatorul, parola și expeditorul - de completat numai dacă ai ales calea Contul meu. Lângă port se alege și cifrarea: STARTTLS (portul 587, ce cer aproape toți furnizorii), SSL/TLS direct (portul 465, cifrat din prima clipă) sau Fără cifrare. Portul se potrivește singur la alegerea ta, dar dacă ți-ai scris unul al tău, nu ți-l schimbăm. Când ai cerut o legătură cifrată și serverul nu o poate face, mesajul nu pleacă și ți se spune de ce: parola contului tău nu o trimitem necifrată prin rețea doar ca să meargă. Parola se păstrează cifrată, legată de contul Windows de pe calculatorul acela.

Trimite un email de probă. Butonul de sub tabel trimite un mesaj adevărat, pe drumul ales mai sus: dacă ajunge acela, ajung și rapoartele. Prin Poleo proba se poate face o dată la 10 zile, fiindcă mesajul pleacă prin serverul nostru; o probă la zece zile spune același lucru ca douăzeci într-o oră. Prin contul meu nu este nicio limită, oricâte încercări: sunt mesajele tale, prin serverul tău. Dacă nu ajunge, uită-te și în folderul de mesaje nedorite.

Tabul „Numerar & POS"

Numerarul

Terminalele de card (POS bancar)

Tabul „Firmă & backup"

Datele firmei (pentru declarații)

Secțiunea conține o scurtătură, nu setări - vezi descrierea paginii.

Backupul Jurnalului Electronic (JE)

Backupul și restaurarea Poleo

Siguranța bazei de date

Tabul „API"

API HTTP

Tokenul de acces

Amprenta stației

Legăturile cu servicii din afară

Casele pe care le poate folosi API-ul

Ce poate face API-ul

Preluarea bonurilor de pe server (SFTP)

Site-urile cu acces din browser